طراحی اتاق کنفرانس یا جلسات یکی از مهم ترین کارهای هر مجموعه ای می باشد، چرا که از جلسات گروهی گرفته تا مشاوره با مشتریان در فضای اتاق کنفرانس صورت می گیرد. طراحی استراژیک اتاق کنفرانس کمک می کند تا شرکت کنندگان در جلسات سازنده راحت تر باشند و بیشترین بهره وری را داشته باشند. طراحی اتاق کنفرانس و چیدمان آن بخشی حیاتی از عملیات تجاری شما است که امروز نکته هایی در مورد آن به شما ارائه می دهیم.

چرا طراحی اتاق کنفرانس مهم است؟

طراحی اتاق کنفرانس دارای اهمیت است چرا که شما میتوانید از آن به عنوان یک محیط مولد استفاده کنید. کیفیت جلسات خود را بالا ببرید و آن را در راستای اهداف تجاری ارتقا دهید، برای داشتن یک رویداد موفق شما باید جو و محیط مناسبی را ایجاد کنید تا بتوانید تعامل بالایی با شرکت کنندگان داشته باشید.

افزایش مشارکت شرکت کنندگان در جلسات

ایجاد محیط مناسب برای اتاق کنفرانس و طراحی اتاق کنفرانس می تواند به تیم و مشتریان شما کمک کند تا مشارکت و انگیزه بیشتری داشته باشند. هنگامی که یک محیط متمرکز برای شرکت کنندگان ایجاد می کنید، به اعضا کمک می کنید که احساس راحتی و انگیزه بیشتری برای پردازش اطلاعات مهم، عیب یابی و ایجاد ایده های جدید داشته باشند.

با طراحی صحیح اتاق کنفرانس تعامل بیشتری ایجاد می شود در نتیجه ارزش بیشتری از جلسات خود دریافت خواهید کرد و انتخاب طراحی اتاق کنفرانس شما می تواند بخش مهمی از این فرآیند باشد.

از دیگر مواردی که طراحی اتاق کنفرانس به صورت اصولی و صحیح می تواند به شما کمک کند شامل بهبود تصمیم گیری، پرورش خلاقیت و نوآوری و تمرکز بیشتر اشاره کرد
 

8 نکته مهم در طراحی اتاق کنفرانس

اگر می خواهید از مزایای طراحی اتاق کنفرانس برای محل کارتان استفاده کنید نکاتی که در ادامه به آن اشاره می کنیم را دنبال کنید تا بهترین چیدمان را داشته باشید و بهترین طراحی اتاق کنفرانس به توجه به فضای خود را داشته باشید

همچنین شما می توانید برای طراحی اتاق کنفرانس مجموعه خود با کارشناسان حرفه ای ما مشورت کنید.





1- استفاده از تجهیزات با کیفیت بالا 

هنگام طراحی اتاق کنفرانس خود، از تجهیزات مناسب برای معرفی و ارائه تیم خود بسیار ضروری است.

شما باید ابزار های مناسبی برای کارمندان و مشتریان در نظر بگیرید تا بتوانند به راحتی ایده های خود را به اشتراک بگذارند، طراحی اتاق کنفرانس مدرن به فناوری هوشمند نیاز دارد تا به شما کمک کند تا تجربه راحت تر و جذاب تری داشته باشید.

برخی از تجهیزات کلیدی که باید در طراحی اتاق کنفرانس از آن استفاده کنید شامل، تخته های هوشمند، پرژکتور ها وسیستم های صوتی مناسب و با کیفیت بالا است.


 

2- در نظر گرفتن راحتی مهمانان در طراحی اتاق کنفرانس

اندازه فضایتان هرچقدرهم که باشد باید فضایی را ایجاد کنید که برای افرادی که میزبانی می کنید راحت باشد و اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان فضای شخصی کافی دارند. طراحی اتاق کنفرانس را طوری در نظر بگیرید تا همه فضای خصوصی داشته باشند حتی زمانی که از گروه های بزرگتری پذیرایی می کنید.


 

3- رنگ هارا با دقت انتخاب کنید

 

در طراحی اتاق کنفرانس رنگ ها دارای اهمیت بالایی هستند چرا که تاثیر مستقیمی بر درک افراد از مجموعه شما دارد و می تواند بر نحوه تعامل آن ها در جلسات تاثیر بگذارد.

ویژگی های دکور و طراحی خود را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که با زیبایی کلی ساختمان مطابقت دارند. اگر دفتر شما یک استارت آپ جوان است، ممکن است عناصر بازیگوش بیشتری را در اتاق بگنجانید. اگرهم میزبان جلسه رسمی هستید، باید طراحی اتاق کنفرانس خود را به صورت کلاسیک و ظریف تری را استفاده کنید.

رنگ هایی را انتخاب کنید که به جذب و آرامش مشتریان شما کمک کند. رنگ ها امضای مجموعه شماست با در نظر گرفتن بهترین آن ها به جلب اعتماد مشتریان کمک کنید.

در طراحی اتاق کنفرانس رنگ های روشن میتواند کمک کند محیط بزرگ ترنشان دهد و رنگ های زنده تر می تواند به پرورش خلاقیت و انرژی کمک کند.



4- فضا را انعطاف پذیر کنید
 

شما ممکن است در زمان های مختلف از فضای اتاق کنفرانس خود برای اهداف مختلفی استفاده کنید، شا باید این موضوع را در طراحی اتاق کنفرانس در نظر بگیرید، فضایی که انعطاف پذیر است می تواند با محیط شما سازگار شود. یکی از گزینه های عالی در طراحی اتاق کنفرانس برای انعطاف پذیری محیط استفاده از مبلمان متحرک است، گزینه هایی که به شما این امکان را می دهد صندلی ها و میزها را به راحتی مرتب کنید، به شما کمک  می کند تا برا پذیرایی از گروه های بزرگ و کوچک  مشکلی نداشته باشید.

استفاده از صندلی های چرخ دار و سبک نیز به شما امکان جابجایی و تنظیم با توجه به نیازتان را می دهد. حتی ممکن است نیاز باشد از دیوار های متحرک استفاده کنید تا در زمان نیاز محیط خود را به چند بخش تقسیم کنید.

طراحی اتاق کنفرانس به صورت انعطاف پذیر سبب می شود تا انرژی جنبشی و ارتباطات ارگانیک بیشتری در محیط ایجاد شود

 

5- نور طبیعی در طراحی اتاق کنفرانس

 

برای افزایش تمرکز و تعامل بهتر،در طراحی اتاق کنفرانس سعی کنید بیشتر از نور طبیعی استفاده کنید.مطالعات نشان می دهد که قرار گرفتن در معرض نور طبیعی بیشتر می تواند سلامت و بهره وری کلی افراد را بهبود ببخشد. با این کار شما شرکت کنندگان را هوشیارتر و درگیر تر می سازید، همچنین ازخط سردرد و خستگی چشم را کاهش می دهید.

شما برای این کار می توانید از پنجره های فراوان استفاده کنید، اگر اتاق شما پنجره ندارد می توانید از لامپ های نور طبیعی استفاده کنید که از نور خورشید تقلید می کنند. در طراحی اتاق کنفرانس از نور گرم تر استفاده کنید تا فشار چشم را کاهش دهید و میهمانان را در طول جلسه راحت تر نگه دارید.



 

6- عایق کردن و کاهش سرصدا

 

یکی از مهم ترین نکاتی که باید در طراحی اتاق کنفرانس یا اتاق جلسات خود در نطر بگیرید عایق کردن اتاق جلسات است، سر و صدای زیاد در اطراف محیط اتاف کنفرانس سبب کاهش تمرکز و حواس پرتی افراد می شود در نتیجه روی ایجاد فضایی با حداقل تحریک بیرونی تمرکز کنید.

طراحی اتاق کنفرانس با استفاده از عایق های اضافی یا طراحی آکوستیک میتواند کمک کند این صداها را از بین برده و به حداقل برسانید



 

7- تهویه مطبوع مناسب در طراحی اتاق کنفرانس

 

یکی از مواردی که ممکن است در طراحی اتاق کنفرانس فراموش شود در نظر گرفتن سرمایش و گرمایش مناسب است. برای ایجاد یک اتاق کنفرانس مناسب باید تهویه مطبوع مناسب در نظر بگیرید چرا که اگر تهویه به صورت صحیح صورت نگیرد میتواند باعث کلافگی و عدم توجه افراد به جلسه شود. شما باید یک ترموستات مناسب برای اتاق کنفرانس در نظر بگیرید و دما را بین 68 تا76 درجه فارنهایت نگه دارید.

ترموستات کمک میکند تا با توجه به تغییرات، دمای محیط را در دمای آسایش نگه دارید




 

8- در نظر گرفتن نظم محیط
 

داشتن یک چیدمان منظم در طراحی اتاق کنفرانس می تواند تصویر مثبتی از مجموعه شما در ذهن میهمانان ایجاد کند.

اطمینان حاصل کنید که کابل ها و لوازم جانبی تجهیزات را مخفی کنید.